Ця професія дуже нагадує професію секретаря, але з деякою відмінністю обов'язків. Назва цієї професії відбулася від англійського слова reception, що означає прийом, зустріч. Ці фахівці просто необхідні в офісах тих компаній, в яких проводиться активний прийом відвідувачів. В обов'язки ресепшіоніста входить прийом відвідувачів, і їхній супровід доти, поки ними не займуться ті співробітники компанії, до яких вони власне і прийшли. Крім того, люди цієї професії відповідають на телефонні дзвоники і переадресовують їх тим співробітникам фірми, яким вони призначені, приймають факси і телефонограми, ведуть запис клієнтів, пояснюють їм як пройти у потрібну кімнату або відводять їх особисто, отримують пошту, включаючи електронну, і розподіляють її.
Нині можна з упевненістю сказати, що посада ресепшіоніста має стійкий, постійний попит з боку роботодавців.
В обов'язки ресепшіоніста найчастіше входить робота з документами, тому він повинен знати основи діловодства, бути добрим користувачем ПК, а також уміти користуватися всією офісною технікою. Якщо ресепшіоніст працює в компанії, що відвідують іноземні громадяни, то він зобов'язаний знати іноземну мову на розмовному рівні.
Ресепшіоніст дуже багато спілкується з різними людьми, тому він повинен уміти грамотно вести розмову як з кур'єром або звичайним відвідувачем, так і з генеральним директором. Працюючи на прийомі телефонних дзвоників, ресепшіоністу необхідна швидка реакція для переадресації дзвоника за призначенням або запобіганню небажаної розмови керівництва з якою-небудь особою. Крім того, потрібно мати величезне терпіння, стійкістю до тиску з боку, ввічливістю і тактом навіть у непередбачуваних ситуаціях.
Ресепшіоніст - це повною мірою людина, що володіє собою, що представляє компанію і дає відповіді на запитання, що стосуються діяльності компанії. Дуже часто плутають посаду ресепшіоніста і секретаря-ресепшіоніста, вважаючи, що це одне і теж. Треба сказати, що це все-таки трохи різні посади, тому що саме поняття «секретар» у класичному розумінні припускає більш широкі функції і повноваження. Коли ресепшіоніст вільний від виконання своїх основних обов'язків, він може виконувати деякі секретарські обов'язки: сортувати пошту, передавати і приймати факси, вести календар відвідувань і деякі інші функції, якщо це передбачено його посадовою інструкцією. Але в будь-якому випадку не варто змішувати ці посади.
Щоденні обов'язки ресепшіоніста можуть модифікуватися залежно від специфіки роботи організації. Наприклад, у медичних установах вони можуть одержати персональну інформацію від пацієнта і проводити його в кімнату очікування або у відповідний кабінет (попередньо залишивши замість себе особу, що заміняє, для відповідей на телефонні дзвоники). У салонах краси, де, як правило, є попередній запис клієнтів, вони пропонують останнім вибрати необхідного стиліста і час можливого відвідування і заносять дані у графік роботи відповідного фахівця. На великих підприємствах ресепшіоністи перевіряють у відвідувачів посвідчення особи, приймають візитні картки і вивчають інформацію, представлену в них, домовляються з відповідною службою про ескорт візитера у належне місце.

Посадові обов'язки

Є набір стандартних вимог до ресепшіоністів. Це приємний голос і зовнішність, навички ділового спілкування, комунікабельність, моторність, грамотна вимова і добре розвинена мова, інтелект, доброзичливість і чуйність, стресостійкість і витримка, тактовність і ввічливість, організованість й уміння працювати з великою кількістю відвідувачів. Дуже бажане знання етикету. Останнім часом практично загальною стала вимога комп'ютерної грамотності хоча б на рівні знання текстового редактора Word. Джентльменським набором вважається знання Word, Excel, уміння користуватися електронною поштою. Зайво говорити, що на 99% цю посаду займають жінки у віці приблизно до 30 років. Для багатьох посада секретаря на прийомі або на телефоні є першим ступенем для початку кар'єри. Наступним є - секретар-референт, офіс-менеджер, помічник керівника, помічник менеджера, менеджер.